Группа делопроизводства и аналитики

Главный консультант – руководитель группы делопроизводства и аналитики: -

телефон: 8(4932) 48-29-20, электронная почта: -

Положение о группе делопроизводства и аналитики утверждено распоряжением службы государственного финансового контроля Ивановской области от 01.07.2024 № 78-6.

Основные задачи группы

            1. Документационное обеспечение деятельности Службы в соответствии с действующими правовыми актами по делопроизводству и архивному делу.
            2. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности начальника Службы.
            3. Реализация политики Службы в области связей с общественностью.
            4. Подготовка аналитических материалов о результатах деятельности Службы.
            5. Обеспечение режима функционирования помещений, закрепленных за Службой, организация транспортного обслуживания сотрудников Службы.

Основные функции группы

            В целях реализации полномочий при осуществлении документационного обеспечения деятельности Службы в соответствии с действующими правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, группа:

           1. Организует делопроизводство в Службе, разрабатывает номенклатуру дел Службы.
           2. Обеспечивает отбор, учет и сохранность документов, образующихся в деятельности Службы, их архивное хранение, а также организует работу архива Службы, экспертной комиссии по экспертизе документов.
           3. Обеспечивает организационно-методическое руководство, координацию и контроль деятельности структурных подразделений Службы по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе подготовку правовых актов в указанных сферах деятельности.
           4. Осуществляет обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
           5. Контролирует своевременное прохождение, исполнение и качественное оформление документов, проводит анализ исполнительской дисциплины.
           6. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
           7. Осуществляет изготовление, копирование, оперативное размножение документов, резервное копирование и архивирование служебной информации в электронном виде.
           8. Принимает участие в организации технического обслуживания совещаний и заседаний.
           9. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям группы.
          10. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Службы.
          11. Обеспечивает подготовку и передачу архивных документов на государственное хранение.
          12. Осуществляет повышение уровня подготовки сотрудников Службы в области делопроизводства и архивного дела.
          13. Разрабатывает и внедряет новые технологические процессы работы с документами и документированной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники и оптимизирует документопотоки.

          В целях реализации полномочий в рамках организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности начальника Службы, группа:

          1. Осуществляет подготовку проектов резолюций начальника Службы на входящей корреспонденции.
          2. Готовит по поручению начальника Службы протоколы и/или перечни поручений по итогам совещаний, проводимых начальником Службы.
          3. Осуществляет контроль за выполнением решений, распоряжений, поручений начальника Службы, анализ хода их выполнения.
          4. Информирует начальника Службы о неисполнении решений, распоряжений, поручений начальника Службы и (или) нарушении сроков их выполнения.
          5. Организует телефонные переговоры начальника Службы.
          6. Готовит командировки начальника Службы.
          7. Организует работу с посетителями в приемной начальника Службы.
          8. Обеспечивает подготовку проведения, обслуживания и освещение на официальном сайте Службы, официальных страницах и странице Службы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» совещаний, мероприятий с участием начальника Службы.
          9. Организует рабочие поездки начальника Службы.
         10. Обеспечивает личный прием граждан.

         В целях реализации полномочий в области связей с общественностью, группа:

         1. Организовывает ведение официального сайта Службы, официальных страниц, страницы Службы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
         2. Готовит контент-планы.
         3. Размещает информацию на официальном сайте Службы, официальных страницах и  странице Службы.
         4. Готовит для размещения на официальном сайте Службы, официальных страницах, странице Службы информацию (пресс-релизы) по вопросам, отнесенным к компетенции группы.
         5. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением информационных материалов структурными подразделениями Службы для размещения на официальном сайте Службы, официальных страницах, странице Службы.
         6. Координирует работу ответственных структурных подразделений Службы по обеспечению соответствия разделов официального сайта Службы установленным требованиям.
         7. Осуществляет анализ посещаемости официальных страниц, страницы Службы.
         8. Осуществляет работу по увеличению вовлеченности подписчиков на официальных страницах, странице Службы.
         9. Проводит мониторинг электронных и печатных средств массовой информации, участвует в подготовке информационно-аналитических материалов для внутреннего пользования.
        10. Осуществляет работу в едином окне цифровой обратной связи Федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

        В целях реализации полномочий при подготовке аналитических материалов о результатах деятельности Службы, группа:

       1. Осуществляет подготовку и оформление отчетной и учетной документации о результатах деятельности Службы, проектов докладов, слайдов к ним.
       2. Координирует деятельность соисполнителей при совместном выполнении поручений с другими структурными подразделениями Службы.
       3. Осуществляет сбор и анализ первичной информации в рамках возложенных полномочий, в том числе с использованием программного комплекса по автоматизации контрольной деятельности органов государственного (муниципального) финансового контроля.
       4. Обеспечивает контроль за соблюдением структурными подразделениями Службы периодичности предоставления соответствующей отчетной информации о деятельности Службы.
       5. Готовит аналитические, справочные и другие материалы по вопросам, отнесенным к компетенции группы.
       6. Координирует работу по обслуживанию и использованию программного комплекса по автоматизации контрольной деятельности органов государственного (муниципального) финансового контроля.

       В целях реализации полномочий при обеспечении режима функционирования помещений, закрепленных за Службой и организации транспортного обслуживания сотрудников Службы, группа:

       1. Обеспечивает взаимодействие с обслуживающими помещение Службы учреждениями и организациями.
       2. Своевременно готовит заявки об устранении неисправностей (проведении ремонта) сетей, оборудования, помещений Службы и осуществляет контроль за их исполнением.
       3. Обеспечивает соблюдение требований при постановке помещений Службы под охрану.
       4. Готовит документы для направления сотрудников Службы в служебные командировки.
       5. Обеспечивает подготовку заявок для использования автотранспорта в целях осуществления служебной деятельности сотрудников Службы.
       6. Осуществляет взаимодействие с обслуживающей организацией по вопросам использования автотранспортного средства, закрепленного за Службой.
       7. Осуществляет иные полномочия в соответствии с положением о группе, распоряжениями начальника Службы.